Năm 2025 chứng kiến nhiều chuyển biến mạnh mẽ trong lĩnh vực tổ chức sự kiện tại Việt Nam. Sau thời kỳ gián đoạn do dịch bệnh, các hình thức tổ chức như online, hybrid (kết hợp trực tiếp và trực tuyến) và offline đều có những bước phát triển mới. Mỗi hình thức sở hữu những lợi thế và hạn chế riêng, tạo sự lựa chọn đa dạng cho doanh nghiệp. Trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển và hành vi người tham dự thay đổi, việc lựa chọn hình thức phù hợp không chỉ ảnh hưởng đến hiệu quả tổ chức mà còn phản ánh chiến lược truyền thông dài hạn của tổ chức.
1. Sự kiện Online: Linh hoạt và tiết kiệm chi phí
Sự kiện online tiếp tục là lựa chọn được nhiều doanh nghiệp ưu tiên trong năm 2025. Lý do chủ yếu nằm ở khả năng tối ưu chi phí, dễ triển khai, không bị giới hạn bởi không gian địa lý và thời gian. Các nền tảng phổ biến như Zoom, Microsoft Teams, Webex hay Livestream cho phép người dùndùng tổ chức từ các buổi hội thảo nhỏ đến các sự kiện quy mô hàng ngàn người tham dự cùng lúc.
Ưu điểm lớn nhất của sự kiện online là chi phí thấp. Không cần thuê địa điểm, không cần chi phí di chuyển, ăn uống hay trang trí, chi phí tổ chức sự kiện online thường chỉ bằng 10-30% so với offline. Một sự kiện nhỏ có thể chỉ cần từ 5-15 triệu đồng để triển khai. Ngoài ra, còn có ưu điểm nữa như thu hút được một lượng rất lớn người tham dự, linh hoạt về không gian và thời gian.
Ngoài ra, sự kiện online còn sở hữu nhiều tính năng công nghệ như khảo sát trực tiếp, chia sẻ tài liệu, trò chơi tương tác, hỗ trợ thu thập dữ liệu về hành vi người dùng, qua đó giúp phân tích hiệu quả sự kiện. Công nghệ mới như AI, AR và VR cũng đang được tích hợp để nâng cao trải nghiệm.
Tuy nhiên, hình thức này không tránh khỏi một số thách thức. Trải nghiệm người dùng thường thiếu chiều sâu do thiếu cảm xúc thực tế và hạn chế trong tương tác. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần chuẩn bị kỹ thuật tốt để tránh gián đoạn đường truyền, cũng như cần có chiến lược nội dung phù hợp để giữ chân người tham dự từ xa.
2. Sự kiện Hybrid: Kết nối đa chiều, xu hướng nổi bật
Hybrid đang dần trở thành xu hướng nổi bật trong năm 2025 vì khả năng dung hòa giữa sự tiện lợi của online và tính kết nối của offline. Sự kiện hybrid cho phép người tham dự lựa chọn tham gia trực tiếp tại địa điểm tổ chức hoặc từ xa qua nền tảng trực tuyến. Điều này mở rộng quy mô tiếp cận, đồng thời duy trì được yếu tố giao lưu, trải nghiệm thực tế cho nhóm tham dự tại chỗ.
Doanh nghiệp có thể tiết kiệm chi phí tổ chức mà vẫn duy trì được hình ảnh thương hiệu nhờ vào việc tổ chức sự kiện quy mô nhỏ tại địa điểm chính, đồng thời phát sóng tới hàng trăm hoặc hàng ngàn người tham dự qua livestream. Các công cụ hỗ trợ như phần mềm quản lý sự kiện, nền tảng livestream, ứng dụng tương tác (quiz, chat, khảo sát) giúp nâng cao trải nghiệm cho cả hai nhóm người tham dự.
Một ưu điểm lớn khác của hybrid là tính linh hoạt trong quản lý rủi ro. Nếu có sự cố về sức khỏe cộng đồng hoặc giới hạn di chuyển, sự kiện vẫn có thể tiếp tục thông qua kênh online. Ngoài ra, việc ghi hình và tái sử dụng nội dung cũng dễ dàng hơn.
Tuy nhiên, để tổ chức thành công một sự kiện hybrid đòi hỏi sự đầu tư kỹ thuật và vận hành đồng thời hai mô hình, dẫn đến yêu cầu cao về nhân sự, kịch bản và công nghệ.
3. Sự kiện Offline: Truyền thống nhưng không lỗi thời
Dù online và hybrid đang phát triển mạnh, sự kiện offline vẫn giữ vai trò thiết yếu trong việc xây dựng thương hiệu, kết nối cá nhân và tạo trải nghiệm trực tiếp. Trong năm 2025, các sự kiện hội nghị, triển lãm, hội thảo chuyên đề, lễ ra mắt sản phẩm vẫn ưu tiên hình thức này để tạo dấu ấn.
Ưu điểm nổi bật của offline là khả năng tạo cảm xúc thực tế, giúp người tham dự dễ dàng giao lưu, kết nối và trải nghiệm sản phẩm hoặc dịch vụ một cách trực tiếp. Tương tác thực tế không thể thay thế được bởi các nền tảng số, nhất là trong các ngành như bất động sản, mỹ phẩm, giáo dục hay hàng tiêu dùng.
Các địa điểm tổ chức sự kiện hiện nay cũng đang thay đổi để thích nghi với nhu cầu mới, như tích hợp công nghệ VR nhằm nâng cao trải nghiệm khách hàng, và áp dụng các giải pháp bền vững trong thiết kế sự kiện. Những giải pháp này có thể bao gồm: sử dụng vật liệu tái chế hoặc thân thiện với môi trường cho trang trí, giảm thiểu rác thải nhựa, tối ưu hóa tiêu thụ điện năng, áp dụng hệ thống chiếu sáng tiết kiệm năng lượng, và ưu tiên nhà cung cấp có chính sách bảo vệ môi trường. Đây là tín hiệu tích cực cho sự phát triển của các sự kiện offline trong giai đoạn sắp tới.
Tuy nhiên, sự kiện offline cũng kéo theo chi phí lớn như thuê địa điểm, trang trí, hậu cần, in ấn, ăn uống, nhân sự tổ chức… Điều này đòi hỏi doanh nghiệp chuẩn bị ngân sách phù hợp và kế hoạch chi tiết để đảm bảo hiệu quả đầu tư.
4. So sánh ba mô hình: Hiệu quả – Chi phí – Trải nghiệm
Xét về tính hiệu quả, chi phí và trải nghiệm, mỗi mô hình đều có những đặc trưng riêng. Về hiệu quả, online vượt trội về khả năng tiếp cận, hybrid cân bằng giữa số lượng và chất lượng, còn offline lại hiệu quả trong kết nối sâu và tạo dựng thương hiệu. Về chi phí, online là hình thức tiết kiệm nhất, hybrid ở mức trung bình, còn offline có chi phí cao nhất. Xét về trải nghiệm, offline dẫn đầu về mặt cảm xúc và kết nối, hybrid đứng thứ hai nhờ vào sự linh hoạt, còn online tuy tiện lợi nhưng còn hạn chế về mặt tương tác.
Do đó, lựa chọn hình thức tổ chức cần dựa vào mục tiêu cụ thể: nếu cần tiếp cận quy mô lớn với ngân sách thấp, online là lựa chọn hợp lý; nếu muốn vừa mở rộng đối tượng, vừa giữ được chất lượng sự kiện, hybrid là lựa chọn tối ưu; còn nếu mục tiêu là gây ấn tượng mạnh mẽ và xây dựng mối quan hệ sâu sắc, offline là không thể thay thế.
Kết luận: Lựa chọn mô hình theo mục tiêu chiến lược
Xu hướng tổ chức sự kiện năm 2025 tại Việt Nam trở nên đa dạng và linh hoạt, với online giúp mở rộng phạm vi tiếp cận và tiết kiệm chi phí, hybrid kết hợp ưu điểm của cả hai hình thức, và offline vẫn giữ vai trò quan trọng trong truyền thông và xây dựng thương hiệu. Doanh nghiệp cần cân nhắc mục tiêu, đối tượng, ngân sách và nguồn lực để chọn mô hình phù hợp, đồng thời tập trung tối ưu trải nghiệm và truyền tải thông điệp hiệu quả.
